KSeF – MF publikuje projekt nowelizacji. Znamy ostateczne terminy i plan działania

Ministerstwo Finansów opublikowało długo wyczekiwany projekt nowelizacji ustawy o VAT, regulujący obowiązek stosowania faktur ustrukturyzowanych. Wraz z nim udostępniono również oficjalną „mapę drogową” wdrożenia Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF), która uwzględnia część postulatów zgłaszanych przez środowiska biznesowe – w tym Exorigo-Upos.

Zgodnie z przyjętym harmonogramem, obowiązek korzystania z KSeF wejdzie w życie 1 lutego 2026 r. dla dużych podatników, których obrót w 2024 roku przekroczył 200 mln zł brutto. Dla pozostałych podatników przewidziano termin 1 kwietnia 2026 r., natomiast przedsiębiorcy wykluczeni cyfrowo zostaną objęci obowiązkiem z początkiem 2027 roku. W komunikacie Ministerstwa znalazło się także ujednolicenie daty zakończenia przepisów przejściowych – do 31 grudnia 2026 r. nadal możliwe będzie korzystanie z faktur z kasy rejestrującej, brak kar za błędy w systemie oraz brak obowiązku numeru KSeF w przelewach.

W czerwcu 2025 roku opublikowana zostanie finalna wersja schemy FA(3) i dokumentacji technicznej API 2.0, które ma być kompatybilne z dotychczasowym rozwiązaniem. Testowanie interfejsu ma ruszyć pod koniec września, a już od listopada podatnicy będą mogli występować o certyfikaty wystawcy faktur – niezbędne do autoryzacji systemów i działania w trybie offline. Zastrzeżenia budzi natomiast fakt, że środowisko produkcyjne nowej wersji KSeF zostanie uruchomione dopiero w dniu rozpoczęcia obowiązku. Brak wcześniejszych testów na realnym środowisku operacyjnym stwarza ryzyko poważnych komplikacji.

– Wdrożenie systemu produkcyjnego KSeF 2.0 dokładnie w dniu wejścia obowiązku to bardzo ryzykowna decyzja. Historia uczy, że nawet najlepiej zaprojektowane systemy potrafią zachować się inaczej pod realnym obciążeniem niż w środowiskach testowych. Biznes potrzebuje fazy pilotażowej na produkcji, która pozwoli bezpiecznie przejść przez ten krytyczny moment. – mówi Michał Sosnowski, Business Development Director w Exorigo-Upos.

Pozytywnie oceniane są zmiany dotyczące trybu offline24 (nowy art. 106nda), który pozwoli na wystawianie faktur z kodem QR bez konieczności komunikacji z KSeF. Dokumenty w tym trybie będą musiały zostać przesłane do systemu najpóźniej do końca następnego dnia roboczego. Dodatkowym ułatwieniem jest ujednolicenie daty wystawienia faktury – niezależnie od trybu (online czy offline) KSeF przyjmie jako obowiązującą tę datę, która została wpisana w treść dokumentu.

– Tryb offline to odpowiedź na potrzeby takich branż jak retail, gdzie faktury często wystawia się w obecności klienta. Taki model pozwala utrzymać płynność działania punktów sprzedaży nawet wtedy, gdy z przyczyn technicznych nie ma natychmiastowego dostępu do KSeF. To również wyraźny sygnał, że Ministerstwo wsłuchuje się w głosy przedsiębiorców. – dodaje Michał Sosnowski.

Choć projekt uwzględnia wiele oczekiwań rynku, wciąż nie rozwiązuje kilku istotnych kwestii. Nadal brakuje jasnych informacji na temat możliwości stosowania trybu offline24 oraz daty wystawienia faktury w zależności od trybu, nie sprecyzowano limitów plików XML i ich ewentualnych ograniczeń mimo dodania węzła „Załącznik”, a także nie odniesiono się do obowiązku wypełniania pola „Podmiot3” w kontekście JST. Niewyjaśniona pozostaje także kwestia migracji z wersji 1.0 do 2.0 oraz brak odniesienia do europejskiego projektu VIDA (VAT in the Digital Age).

Ministerstwo ogłosiło krótkie konsultacje społeczne dotyczące nowelizacji. Uwagi można zgłaszać do 25 kwietnia 2025 roku. Projekt nowelizacji VAT oraz mapa wdrożenia KSeF wyznaczają kierunek cyfryzacji fakturowania w Polsce. To wyczekiwana przez rynek konkretna deklaracja – z potwierdzonymi terminami, jasną strukturą techniczną i realnymi ułatwieniami dla firm. Jednocześnie brak fazy pilotażowej i nadal otwarte pytania techniczne sprawiają, że przedsiębiorcy powinni już teraz rozpocząć przygotowania i nie liczyć na kolejne przesunięcia.

Jesteś ciekawy jak do KSeF przygotowują się firmy, dla których proces e-fakturowania jest kluczowy dla sprawnej działalności? Czytaj więcej:

• Auchan wdraża SmartKSeF do komunikacji z KSeF
• Ewolucja cyfrowa w Empiku
• Grupa EFL docenia elastyczność SmartKSeF

Zostaje coraz mniej czasu do wdrożenia obowiązkowego e-fakturowania dla firm. Jeśli zastanawiasz się, czy Twoja firma jest dobrze przygotowana na nadchodzące wyzwania związane z e-fakturowaniem i spełnia wszystkie wymagania regulacyjne, nie czekaj – rozpocznij przygotowania do KSeF z naszymi ekspertami.

W naszym portfolio mamy SmartKSeF. To bezpieczne, chmurowe rozwiązanie, któremu zaufali mu m.in. Empik i Auchan. Umożliwia ono bezproblemową komunikację z KSeF i przetwarzania e-Faktur.

Czas ucieka – wykorzystaj go mądrze! Porozmawiaj z nami o wsparciu.